Manipulationsanalyse

Die Schäden, die untreue Mitarbeiter in Apotheken anrichten, sind oft viel höher, als die Inhaber ahnen. Gerade in kleineren Betrieben ist das Vertrauen in langjährige Mitarbeiter sehr groß und wird dann doch enttäuscht. Fehlendes Controlling führt dann oft zu Vermögensverlusten – in Zeiten knapper Margen besonders schmerzhaft. In Zusammenarbeit mit der APO-Audit GmbH können wir auf Wunsch eine Manipulationsanalyse durchführen, die auf den unterschiedlichen Ebenen Ihres Software-Systems prüft, ob Mitarbeiter-Manipulationen vorgenommen wurden. Wenn ein Betriebsprüfer Manipulationen aufdeckt, gerät häufig der Apotheken-Inhaber in den Verdacht, diese zu seinem eigenen Vorteil durchgeführt zu haben.

Wo Versuchung ist, ist auch Gefahr!

Die praktische Erfahrung zeigt, dass Warenwirtschaftssysteme immer wieder von Mitarbeitern als Einladung missverstanden werden, sich wahlweise im Bereich der Waren oder direkt im Geldbereich zu bedienen – zu Lasten des Apotheken-Inhabers.

So unterschiedlich die Warenwirtschaftssysteme von der Programmlogik her aufgebaut sind, so ähnlich sind doch die Wege, mit denen Mitarbeiter Warenwirtschaftssysteme überwinden, um sich illegal wirtschaftlich Vorteile zu verschaffen.

Unsere Manipulationsanalyse prüft die unterschiedlichen Ebenen eines Warenwirtschaftssystems darauf ab, ob Mitarbeiter-Manipulationen stattgefunden haben.

Im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung stellen Mitarbeiter, die das System illegal für ihren wirtschaftlichen Vorteil manipulieren, für den Inhaber der Apotheke ein sehr hohes Risiko dar. Immer wieder gerät der Inhaber in Verdacht, die Manipulation selbst zu seinem eigenen Vorteil durchgeführt zu haben. Größte Probleme bereitet es im Rahmen einer Betriebsprüfung, sich vom Vorwurf einer eigenen Manipulation reinzuwaschen, wenn der Mitarbeiter für seine Manipulation die Anwenderkennung des Inhabers benutzt hat.

Nicht nur im Hinblick auf Betriebsprüfungen, sondern ganz grundsätzlich hat jeder Apotheken-Inhaber ein elementares Interesse daran, sein Warenwirtschaftssystem manipulationsfrei zu halten.

Gerade in kleineren Betriebseinheiten, wie sie für Apotheken typisch sind, ist das Vertrauen des Inhabers in seine Angestellten oft regelrecht grenzenlos. Dabei wird regelmäßig übersehen, dass gerade der Verzicht auf jedes Controlling als Einladung zur Manipulation missverstanden wird.

Welche Wirkung hat eine Manipulationsanalyse?

Eine Manipulationsanalyse deckt mit hoher Wahrscheinlichkeit Manipulationen auf, die zu den im Markt verbreiteten gehören.

Forschungen haben ergeben, dass der Einsatz wirksamer Kontroll-Mechanismen Vermögensschäden in Unternehmen auf einen Bruchteil reduziert, während umgekehrt fehlende Kontrollmechanismen geradezu zwangsläufig Vermögensschäden durch Manipulationen nach sich ziehen. Dementsprechend ist wichtig, innerbetrieblich das Stattfinden von Manipulationsanalysen zu kommunizieren. Darin liegt nicht die Äußerung eines konkreten Verdachtes gegenüber Mitarbeitern. Ein Mitarbeiter, der aus Gründen, die in seiner Privatsphäre liegen, in Geldnot gerät, muss aber wissen, dass sein Arbeitsplatz kein Selbstbedienungsladen ist. Deshalb baut eine in gewissen Abständen routinemäßig durchgeführte externe Manipulationsanalyse eine Hemmschwelle auf, die das Unternehmen, letztlich also den Unternehmer (Apotheker), schützt.

Wie funktioniert die Manipulationsanalyse?

Eine Manipulationsanalyse lässt sich zu einem akzeptablen Preis nur durchführen, wenn sie zu einem nennenswerten Teil softwaregestützt erfolgt. Anders lassen sich die riesigen Datenmengen in einem Warenwirtschaftssystem nicht überprüfen.

Die Felder, auf die sich eine Manipulationsanalyse erstrecken sollte, sind nicht identisch mit den Feldern, die der Archivierung in einer Apotheke unterliegen. Nur teilweise überschneiden sich die Datenmengen.

Vesting & Partner mandatiert mit der Manipulationsanalyse die Kanzlei Dr. Bellinger aus Düsseldorf, die Gesellschafter der APO-Audit GmbH ist.

Sind Manipulationsanalyse und Prüfungssimulation deckungsgleich?

Nein:

Die Prüfungssimulation setzt auf steuerrelevante, archivierungspflichtige Daten auf – und nur auf diese.

Die Manipulationsanalyse sucht in speziellen Datensätzen nach Fingerabdrücken, die Manipulationen hinterlassen. Diese Fingerabdrücke befinden sich teilweise in der dritten oder vierten Ebene eines Systems, die mitunter sogar nicht einmal auf einem Monitor per Aufruf sichtbar gemacht werden können.

Eine Manipulationsanalyse denkt sich naturgemäß in die Ausgangssituation eines Manipulierers, definiert Möglichkeiten zur Manipulation in einem Warenwirtschaftssystem, klärt auf technischer Ebene die Auswirkungen in Datensätzen und verfolgt dann in diesen definierten Datensätzen Spuren nach. Das schließt ein, dass durchaus auch das Fehlen bestimmter Daten Indiz für Manipulationen sein kann.

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