Haben Sie Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen mit kleinen nicht schulpflichtigen Kindern? Gerade wenn die Kinder noch klein sind, haben die Familien oft zusätzliche Belastungen, wie zum Beispiel Kosten für den Kindergarten oder die Tagesmutter. In dieser Zeit haben die Familien meist keinen großen finanziellen Spielraum, da oft ein Elternteil gar nicht oder in Teilzeit arbeitet. Für Arbeitnehmer mit nicht schulpflichtigen Kindern im Kindergarten habe ich eine tolle Lösung. In unserer Reihe der Nettolohnoptimierung (mehr Netto vom Brutto) widmen wir uns heute dem vom Arbeitgeber zahlbaren Zuschuss zum Kindergartenbeitrag (Kindergartenzuschuss), zur Tagesmutter bzw. zur Kinderbetreuung (§ 3 Nr. 33 EStG). Weiterhin stellen wir Möglichkeiten vor, welche Kinderbetreuungskosten der Arbeitgeber steuerfrei und sozialversicherungsfrei noch übernehmen bzw. zahlen kann (§ 3 Nr. 34a EStG).

Warum ist es sinnvoll, einen Arbeitgeberzuschuss zum Kindergartenbeitrag zu zahlen (Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten)?

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Zuschuss für den Kindergartenbeitrag oder die Tagesmutter zahlen, der beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei ist. D.h. der Arbeitnehmer erhält die Zahlung Brutto wie Netto ohne Abzüge. Der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt. Dem Arbeitgeber entstehen ausschließlich die Kosten des Zuschusses der Betreuung. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt. Dadurch spart der Arbeitgeber Kosten. Der Zuschuss ist der Höhe nach nicht begrenzt, soweit alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Der Zuschuss wird oft auch Kindergartenzuschuss, Kinderbetreuungszuschuss, Zuschuss zur Kinderbetreuung oder Kita-Zuschuss genannt.

Was gibt es beim Zuschuss zum Kindergartenbeitrag, für die Tagesmutter oder die Kinderbetreuung zu beachten?

Die Kosten müssen durch Originalbelege, zum Beispiel Gebührenbescheid oder Rechnung nachgewiesen werden. In Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen werden diese Belege vom Prüfer angefordert. Der Zuschuss ist der Höhe nach nicht begrenzt, soweit alle Voraussetzungen vorliegen.

Dem Arbeitnehmer müssen die Kosten für sein nicht schulpflichtiges Kind im Kindergarten, für die Tagesmutter oder die Kinderbetreuung entstehen. Auch Kinder, die schulpflichtig sind, die mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt sind oder die noch nicht eingeschult sind, werden ebenfalls dafür berücksichtigt.

In einigen Städten und Gemeinden werden keine Kindergartenbeiträge mehr erhoben. Hat der Arbeitnehmer keine Kosten für den Kindergarten, die Kinderbetreuung oder die Tagesmutter, kann auch kein Zuschuss gezahlt werden.

Was können für Kinderbetreuungskosten oder Kindergartenkosten bezuschusst werden?

Bezuschusst werden können Sachleistungen und Geldleistungen als Kinderbetreuungskosten z.B. die Unterbringung, Verpflegung und Betreuung im Kindergarten, in der Kinderkrippe, bei Tagesmüttern, Wochenmüttern, Ganztagspflegestellen oder ähnlichen Einrichtungen. Es kann auch ein reiner Verpflegungszuschuss für den Kindergarten an den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin gezahlt werden. Wird das Kind im Haushalt des Arbeitnehmers betreut, zum Beispiel durch ein Kindermädchen oder einen Familienangehörigen oder ist das Kind bereits schulpflichtig, kann kein steuerfreier Zuschuss gezahlt werden. Nicht begünstigt sind Zuschüsse zum Unterricht.

Welche Anforderungen für den Zuschuss zum Kindergartenbeitrag gibt es noch?

Der Kita-Zuschuss oder der Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten muss zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden. Eine Gehaltsumwandlung, also der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin verzichtet auf einen Teil seines Gehaltes und erhält stattdessen den steuerfreien Zuschuss, ist ausgeschlossen.

Wir empfehlen unseren Mandanten, bei Neueinstellung von Arbeitnehmern, den Zuschuss zur Kindergartenbeitrag oder den Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten gleich beim Gehalt mit zu berücksichtigen.

Beispiel für eine Optimierung mit dem Zuschuss zum Kindergartenbeitrag, der Tagesmutter bzw. der Kinderbetreuung

Statt einem monatlichen Bruttogehalt von 2.000 €, erhält der Arbeitnehmer einen Kindergartenzuschuss von 230 € und ein restliches Bruttogehalt von 1.770 €. Summiert ergibt sich wieder 2.000 € brutto monatlich. Durch diese Gestaltung erhält der Arbeitnehmer 130 € netto mehr bei Steuerklasse 5. Gleichzeitig spart der Arbeitgeber monatlich rund 50 € Arbeitgeberkosten. Der Vorteil des Arbeitnehmers liegt jährlich bei 1.560 € netto mehr und der Arbeitgeber spart 600 € Kosten. Hat der Arbeitgeber 5 Mitarbeiter, denen er einen solchen Zuschuss zahlen kann, spart er schon 3.000 € im Jahr.

Beispiel für eine Nettolohnerhöhung mit dem Zuschuss zum Kindergartenbeitrag oder der Tagesmutter

Der Arbeitnehmer mit Steuerklasse 5 soll einen zusätzlichen Nettolohn von 230 € monatlich erhalten. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, die Nettolohnerhöhung durch den Kindergartenzuschuss zu zahlen. Alternativ müsste Arbeitnehmer über 500 € monatlich brutto mehr bekommen, damit er die 230 € netto raus hat. Durch die Bruttolohnerhöhung von 500 € monatlich werden dem Arbeitnehmer ca. 270 € für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abgezogen. Bei dieser ungünstigen Steuerklasse hat der Arbeitnehmer also mehr als die Hälfte an Abzügen.

Betrachten wir die Kosten des Arbeitgebers für die Lohnerhöhung, muss dieser jährlich mehr als 4.800 € bei der klassischen Bruttolohnerhöhung aufwenden.

Kann der Kindergartenzuschuss oder der Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten auch an geringfügig Beschäftigte/Aushilfen/ Minijobber gezahlt werden?

Der Kindergartenzuschuss (Kita Zuschuss) oder der Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten kann auch an geringfügig Beschäftigte gezahlt werden, auch wenn der monatlich maximal bezahlbare Betrag (bis 9/2022 450,00 € im Monat, bis 12/2023 520 € monatlich, ab 2024 538 € monatlich) bereits ausgeschöpft ist. Die geringfügig Beschäftigten werden oft auch als Minijobber oder Aushilfen bezeichnet.

Kann der Zuschuss zum Kindergartenbeitrag oder der Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten auch mit anderen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung eingesetzt werden?

Der Arbeitgeberzuschuss zum Kindergarten bzw. der Zuschuss zu den Kinderbetreuungskosten kann auch mit anderen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung zusammen eingesetzt werden.

Kann der Kindergartenzuschuss auch rückwirkend nachgezahlt werden?

Soweit die Belege für den Nachweis der angefallenen Kosten vorliegen, kann auch rückwirkend für vergangene Monate der Kindergartenzuschuss bzw. der Zuschuss zur Kinderbetreuung gezahlt werden, soweit es vereinbart war. Natürlich nur, wenn die restlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere die Voraussetzung, das die Zahlung zusätzlich zum bisherigen Lohn gezahlt wird und keine Lohnumwandlung vorliegt.

Viele Kindergärten oder Kinderbetreuungseinrichtungen hatten wegen Corona geschlossen. Es fielen keine Kindergartenbeiträge bzw. Kosten der Kinderbetreuung an. Was ist in dieser Zeit mit dem Kita-Zuschuss?

Soweit dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Kindergarten oder die Kinderbetreuung entstehen, kann der Arbeitgeber keinen Zuschuss zahlen. Fallen dem Arbeitnehmer daher wegen der Schließung des Kindergartens keine Kosten an, ist kein Zuschuss möglich.

Bereits durchgeführte Lohnabrechnungen mit der Zahlung des Kindergartenzuschusses oder des Zuschusses der Kinderbetreuungskosten sind rückwirkend zu berichtigen, soweit die Belege für die angefallenen Kosten nicht vorgelegt werden können, weil der Kindergarten oder die Kinderbetreuungseinrichtung geschlossen hatte.

Wurde ein Zuschuss gezahlt ohne das Kosten für die Kinderbetreuung oder den Kindergarten angefallen sind und wird keine Berichtigung vorgenommen, ist der Zuschuss lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig.

Welche Möglichkeiten der Übernahme von Kinderbetreuungskosten nicht schulpflichtiger Kinder gibt es noch?

Weitere lohnsteuerfreie und sozialversicherungsfreie Förderungen von Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber (§ 3 Nr. 34a EStG) für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht) sind:

• Erbrachte Leistungen des Arbeitgebers für Vermittlungskosten und Beratungskosten an ein Dienstleistungsunternehmen, das den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern berät oder hierfür Betreuungspersonen vermittelt. Der Höhe der Beratungskosten oder Vermittlungskosten ist für diese Steuerbefreiung nicht begrenzt. Der Arbeitgeber muss das Unternehmen beauftragen und bezahlen, eine Bezahlung über den Arbeitnehmer ist nicht möglich.
• Leistungen zur kurzfristigen und zeitlich befristeten Betreuung (meist ein Ausnahmefall, sogenannte Kindernotbetreuung) von kindergeldberechtigten Kindern bis 14. Jahre (schulpflichtige und nicht schulpflichtige Kinder). Die Betreuung muss aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig sein, auch wenn sie im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfindet. Maximal im Kalenderjahr sind 600 € (Freibetrag) begünstigt. Darüberhinausgehende Beträge sind steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Beispiele dafür sind z.B.: kurzfristige Erkrankung des Kindes, zwingende Leistung von Überstunden, auswärtiger Arbeitseinsatz, dienstlich veranlasste Fortbildungsmaßnahmen. Zahlungen bzw. Zuschüsse des Arbeitgebers für die Notbetreuung während der üblichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers, weil z.B. eine Betreuungsperson erkrankt ist, sind dagegen nicht steuerfrei.

Was passiert beim Arbeitnehmer in der Steuererklärung aufgrund des Zuschusses der Kinderbereuungskosten, wenn die Kinderbetreuungskosten oder der Kindergartenbeitrag geltend gemacht werden?

Zuschüsse des Arbeitgebers für den Kindergartenbeitrag oder die Kinderbetreuungskosten, mindern den absetzbaren Betrag der Kinderbetreuungskosten, soweit diese bezuschusst wurden. D.h. der Arbeitnehmer kann weniger in der Steuererklärung absetzen. Er hat aber den Vorteil, das der Zuschuss des Arbeitgebers höher ist, als die bei der Steuererklärung sich steuerlich auswirkbaren Kinderbetreuungskosten.  Außerdem ist der Zuschuss der Höhe nach nicht begrenzt. Zusätzlich spart der Arbeitnehmer die Sozialversicherung auf den Zuschuss. D.h. der Arbeitnehmer hat Netto mehr zur Verfügung. Welche Kinderbetreuungskosten in der Steuererklärung absetzbar sind und in welcher Höhe können Sie hier nachlesen.

Zusammenfassung der Vorteile von Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die Zahlung des Zuschusses zum Kindergartenbeitrag (Kindergartenzuschuss) bzw. des Zuschusses der Kinderbetreuungskosten

Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben beide Vorteile durch den Einsatz des Zuschusses zur Kinderbetreuung.

Sparen Sie als Arbeitgeber Kosten und verhelfen Sie Ihren Arbeitnehmern zu mehr Netto- Lohn durch den Einsatz des Arbeitgeberzuschusses zum Kindergarten bzw. zur Kinderbetreuung. Gleichzeitig stärken Sie als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer.

Als Arbeitnehmer können Sie Ihrem Arbeitgeber die Zahlung des Kindergartenzuschusses zusätzlich zum Lohn und Gehalt vorschlagen, damit Sie mehr Netto-Lohn erhalten.

Wir können Kinderbetreuungskosten in der Steuererklärung bei der Einkommensteuer abgesetzt werden?

Kinderbetreuungskosten sind als Sonderausgaben absetzbar. Voraussetzung ist, das das kindergeldberechtigte Kind ‍ unter 14 Jahre ist und zum Haushalt gehört. Rechnungen bzw. der/die Bescheid/e für die Kinderbetreuungskosten liegen vor. Die Bezahlung der Kinderbetreuungskosten muss über ein Konto erfolgen. Barzahlungen sind nicht begünstigt.

Absetzbare Kinderbetreuungskosten sind z.B. Kindermädchen, Babysitter, Au-pair (nur für den Anteil der Kinderbetreuung), Kindergarten, Kindergrippe, Kindertagesstätte, Hort, Tagesmutter, Ganztagespflegestelle, Beschäftigung von Kinderpfleger, Erziehern und Internat.

Absetzbar sind 2/3 der Aufwendungen, maximal 4.000 € je begünstigtes Kind pro Jahr. Steuerfreie Zuschüsse des Arbeitgebers werden gekürzt.

Nicht begünstigte Kinderbereuungskosten sind, z.B. Unterricht, Nachhilfeunterricht, Vermittlung von Fähigkeiten und Fertigkeiten, Sport- oder Freizeitaktivitäten oder Mitgliedschaft in Vereinen.

Barzahlungen sind ebenfalls nicht begünstigt, sondern nur Zahlungen über das Konto werden berücksichtigt.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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