Überlassung eines Dienstfahrrades (E-Bike/Fahrrad/Mountainbike) an den Arbeitnehmer und als Arbeitgeber Kosten sparen (Nettolohnoptimierung – mehr Netto vom Brutto)

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Wenn das Wetter schön ist, sehnen sich viele Menschen nach Aktivitäten an der frischen Luft. Die Überlassung eines Dienstfahrrades/Firmenfahrrads, kann eine tolle Lösung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Hierüber wollen wir in dieser Folge sprechen.

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Inhalt

Ist eine betriebliche Nutzung des Dienstrades, Firmenfahrrads, Fahrrads, E-Bikes erforderlich?

Wird dem Arbeitnehmer aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses ein Fahrrad oder Elektrofahrrad zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, ist eine berufliche oder dienstliche Nutzung des Dienstfahrrades / Firmenfahrrades nicht erforderlich.

Werden alle an Arbeitnehmer überlassenen Fahrräder, E-Bikes gleich behandelt oder gibt es Unterschiede in der steuerlichen Behandlung der Diensträder/Firmenfahrräder?

Folgende Unterteilung wird bei der Überlassung von Fahrrädern, Pedelecs, E-Bikes bzw. Elektrofahrrädern ab 1.1.2020 vorgenommen für die Diensträder/Firmenräder:

  1. Normale Fahrräder ohne Elektroantrieb, Elektrofahrräder, E-Bikes, Elektro-Bikes, Mountainbikes, Rennräder und E-Mountainbikes jeweils ohne Kfz-Zulassung werden verkehrsrechtlich als Fahrrad eingestuft. Diese haben kein Kfz-Kennzeichen und sind nicht versicherungspflichtig.
  2. Elektrofahrräder, E -Bikes, Elektro-Mountainbikes und S-Pedelecs mit Zulassung und Kfz-Kennzeichen werden als Kfz eingeordnet

Weiterhin wird die Überlassung des Fahrrads zusätzlich zum ohnehin bisher geschuldeten Arbeitslohn anders behandelt als die Lohnumwandlung.

Die am häufigsten verwendete Variante in der Praxis ist die 1. Variante, also zusätzlich zum ohnehin bisher geschuldeten Arbeitslohn wird ein Fahrrad ohne Kfz-Zulassung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer überlassen.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades (Fahrräder, E-Bike, Mountainbike und Elektrofahrräder) ohne Kfz-Zulassung ab dem 01.01.2020 ff. an Arbeitnehmer bei zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Wird dem Arbeitnehmer ein Fahrrad oder Elektrofahrrad ohne Kfz-Zulassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber als Dienstrad überlassen, fallen keine Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Der Arbeitnehmer erhält das Fahrrad Brutto wie Netto ohne Abzüge überlassen. Dies ist eine tolle Möglichkeit das Gehalt des Arbeitnehmers zu erhöhen, ohne dass weitere Arbeitgeberkosten anfallen. Der Arbeitgeber spart ebenfalls rund 20 % der Sozialversicherungsbeiträge beim Arbeitgeberanteil durch die Überlassung des Dienstrades. Neben den Kosten des Dienstfahrrades fallen in dem Fall keine weiteren Arbeitgebernebenkosten an.

Kann bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades, Elektrofahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobbern) und Teilzeitkräften vorgenommen werden?

Ein Fahrrad ohne Kfz-Zulassung kann jedem Arbeitnehmer als Firmenfahrrad überlassen werden, also auch an geringfügig Beschäftigte (Minijobber bzw. Aushilfen). Da das Fahrrad bei dieser Variante steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen wird, wird im Monat die Minijob Grenze (bis 9/2022 450,00 €  im Monat, bis 12/2023 520 € monatlich, ab 2024 538 € monatlich) nicht überschritten und die Überlassung eines Dienstfahrrades kann zusätzlich neben dem Minijoblohn erfolgen. Also auch hier eine tolle Möglichkeit durch Überlassung von Diensträdern/Firmenfahrrädern dem Minijobber etwas zusätzlich zum Arbeitslohn zukommen zu lassen.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades, E-Bikes, Mountainbikes und Elektrofahrrads ohne Kfz-Zulassung ab dem 01.01.2020 an Arbeitnehmer bei Lohnumwandlung

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Elektrofahrrad ohne Kfz-Zulassung im Rahmen einer Entgeltumwandlung, ist der geldwerte Vorteil monatlich mit 1 % des geviertelten auf volle Hundert Euro abgerundeten Bruttolistenpreises vom Arbeitnehmer zu versteuern und in der Sozialversicherung zu verbeitragen. Hier würden ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge in allen vier Zweigen der Sozialversicherung für den Arbeitgeber anfallen. Die Gehaltsumwandlung von Arbeitslohn führt hier nicht zur Steuerfreiheit des geldwerten Vorteils. Der gesonderte geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist hier nicht anzusetzen.

Ist es sinnvoll, bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobber) vorzunehmen?

Eine Entgeltumwandlung für Arbeitnehmer die geringfügig beschäftigt sind, ist möglich. Es macht in diesem Fall aber keinen Sinn. Jede geleistete Arbeitsstunde ist in 2020 mit 9,35 € nach Mindestlohngesetz zu vergüten und eine Barlohnumwandlung führt hier nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit. Daraus ergibt sich in der Regel kein Vorteil für den Arbeitgeber bei der Überlassung dieser Diensträder, da die Beiträge hier entsprechend gleich bleiben.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades, E-Bikes, Elektrofahrrades mit Kfz-Zulassung an Arbeitnehmer ab 01.01.2020

Sind Elektrofahrräder verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug oder Kleinkraftrad einzuordnen, entfällt die Steuerbefreiung der Firmenräder. Dies ist der Fall, wenn der Motor eine Geschwindigkeit über 25 km/h unterstützt. Auch hier beträgt der geldwerte Vorteil monatlich 1 % des geviertelten auf volle Hundert Euro abgerundeten Bruttolistenpreises für den Arbeitnehmer für Anschaffungen ab 1.1.2020. Zusätzlich ist die Entfernungspauschale mit 0,03% vom Bruttolistenpreis als weiterer geldwerter Vorteil anzusetzen.

Beispiel der Überlassung eines Elektrofahrrads, E- Bike das verkehrsrechtlich als Kfz eingeordnet wird

Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer ein Elektrofahrrad als Dienstrad, das verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist, für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte beträgt 10 km. Der Bruttolistenpreis des Fahrrads beträgt 8.099,00 €.

Für die Berechnung ist der Bruttolistenpreis zu vierteln (8.099,00 € X 25% = 2.024,75 €) und auf volle hundert Euro abzurunden. Es sind daher 2.000,00 € anzusetzen. Davon werden als monatlicher geldwerter Vorteil für die Privatnutzung 1%, also 20 € (2.000 € x 1% = 20,00 €), angesetzt.

Als geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte sind 0,03 %, also 6 (€ 0,03 % x 2.000 € = 6,00 €) monatlich zu berücksichtigen.

Der gesamte zu berücksichtigende geldwerte Vorteil für dieses Dienstrad monatlich beträgt 26,00 € (20 €+ 6 €= 26 €)

Kann bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobber) vorgenommen werden?

Auch hier kann der Arbeitgeber einem Minijobber ein Elektrofahrrad überlassen. Wichtig ist dabei das die Minijob Grenze (bis 9/2022 450,00 €  im Monat, bis 12/2023 520 € monatlich, ab 2024 538 € monatlich) durch die Überlassung eines Elektrofahrrads nicht überschritten wird, damit die geringfügige Beschäftigung nicht wegfällt.

Beispiel der Überlassung an einen Minijobber mit einem Elektrofahrrad, E-Bike, das verkehrsrechtlich als Kfz eingeordnet wird

Wenn der Arbeitnehmer im Monat  in 2/2022 450,00 € Arbeitslohn (zu dem Zeitpunkt Mini-Job Grenze 450 €) erhält und zusätzlich ein Elektrofahrrad wie im ersten Beispiel vom Arbeitgeber als Dienstrad überlassen wird, unterliegen insgesamt 476,00 € der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Da jetzt die 450,00 € pro Monat (zu dem Zeitpunkt Mini Job Grenze4 50 €)  überschritten werden, handelt es sich jetzt nicht mehr um eine geringfügige Beschäftigung mit den entsprechend Folgen für die Lohnsteuer und Sozialversicherung. Bitte achten Sie auf diese Grenze, um Probleme in einer Prüfung zu verhindern.

Gehört das überlassene Dienstrad, Fahrrad, E-Bike, Mountainbike dann dem Arbeitnehmer?

Es ist zu beachten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in allen genannten Varianten das Fahrrad zur privaten Nutzung nur überlässt und nicht übereignet. Das Fahrrad gehört dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer. Die Übereignung des Fahrrads vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer stellt steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Ausnahme: Die besondere Variante der Übereignung des Dienstrades, das keine Kfz-Zulassung hat und zusätzlich zum bisher geschuldetem Arbeitslohn übereignet wird, besprechen wir hier in diesem Beitrag.

Was ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, welche Möglichkeiten gibt es?

Wie vorher erwähnt, gehört das Rad dem Arbeitgeber.

  • Das Fahrrad kann an den Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden.
  • Der Arbeitnehmer kann das Fahrrad vom Arbeitgeber kaufen.
  • Es kann eine Anrechnung auf den bisherigen Lohn mit einer Gehaltsanrechnung vorgenommen werden, dann liegt normaler steuerpflichtiger und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.
  • Das Fahrrad kann dem Arbeitnehmer zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn übereignet werden, dann ist eine pauschale Lohnversteuerung mit 25 % möglich und es fällt keine Sozialversicherung an, wenn das Dienstrad als Fahrrad eingestuft wird. Die Details und Voraussetzungen erklären wir hier in diesem Beitrag.

Wie kann die Überlassung des E-Bikes in der Praxis abgewickelt, gehandhabt werden?

Der Arbeitgeber kauft, mietet oder least das E-Bike/Fahrrad auf die Firma auf seinen Firmennamen und gibt es dem Arbeitnehmer zur kostenlosen Nutzung. Mittlerweile gibt es viele Anbieter im Markt, die spezielle Angebote haben für die Überlassung des Dienstrades vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Die Nutzung dieser speziellen Angebote ist allerdings nicht erforderlich.

Wir empfehlen dem Arbeitgeber, über die Nutzung und Überlassung des Dienstrades auch eine Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer zu machen, diese ist aber nicht zwingend.

Die laufenden Betriebskosten, wie Leasing, Miete, Versicherung, Strom zum Aufladen, Reparaturen, Wartung, Durchsicht, Zubehör, Ersatzteile, die Steuer (bei Einstufung als Kfz), etc. und die Anschaffungskosten bei Erwerb, trägt der Arbeitgeber allein. Die laufenden Kosten sind beim Arbeitgeber Betriebsausgaben, bei einer Anschaffung kann für das E-Bike die Abschreibung geltend gemacht werden. Eine Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten wäre auch möglich.

Der Arbeitnehmer kann das Firmenrad komplett privat fahren. Durch die Nutzung des Dienstrades durch den Arbeitnehmer liegt beim Arbeitgeber eine 100 % betriebliche Nutzung vor.

Soweit Lohn zu versteuern ist, also bei der Überlassung mit Lohnumwandlung oder Lohnverzicht oder wenn das Dienstrad als PKW  bzw. Kleinkraftrad eingestuft wird, ist der Vorteil über die Lohnabrechnung zu versteuern und es fällt Sozialversicherung an.

Bezüglich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses  verweisen wir diesbezüglich auf den vorher genannten Punkt – Beendigung des Arbeitsverhältnis.

Überlassung eines Dienstfahrrades an Minijobber: Es wurde ein E-Bike gekauft, das an einen Minijobber überlassen wird. Das E-Bike ist Betriebsvermögen. Welche Kosten entstehen dem Arbeitgeber und ist das E-Bike zum Lohn beim Minijobber als Lohn noch hinzuzurechnen?

Die Antwort haben wir hier in unserem Blogartikel umfangreich dargestellt.

Keine weiteren Arbeitgebernebenkosten für die Überlassung des E-Bikes bei Überlassung zusätzlich zum Gehalt. Die Überlassung geht neben dem maximalen Lohn des Minijobbes (bis 9/2022 450,00 €  im Monat, bis 12/2023 520 € monatlich, ab 2024 538 € monatlich) € bei einer Überlassung des E-Bikes zusätzlich zum Lohn. Die ausführliche Antwort zur Frage zu den Kosten finden Sie hier und zur Frage zum Aushilfslohn hier.

Fassen wir die Vorteile der Überlassung eines Dienstfahrrades, (Fahrrad, E-Bike, Mountainbike, Elektrofahrrad) zusammen

Die Überlassung eines Firmenfahrrads, Dienstfahrrades, E-Bikes oder Elektrofahrrades ist attraktiv und interessant für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Überlassung des E-Bikes ohne Kfz-Zulassung an den Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber spart die Arbeitgebernebenkosten. Daher wird diese Variante der Überlassung eines Dienstfahrrades am häufigsten verwendet.

Nutzen Sie die Möglichkeit als Arbeitgeber, Ihren Arbeitnehmern mehr Netto zukommen zu lassen und zusätzlich Kosten zu sparen. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen freuen sich über einen höheren Nettolohn. Gleichzeitig stärken Sie als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer.

Als Arbeitnehmer können Sie mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass Ihnen zusätzlich zum Lohn das Dienstfahrrad/Firmenfahrrad überlassen wird und Sie erhalten mehr Netto.

Besteuerung der Überlassung des Fahrrades, E-Bikes beim Arbeitnehmer bis 2018 und 2019, Umsatzsteuer, Aufladung im Betrieb des Arbeitgebers, Werbungskosten Arbeitnehmer

Unserem Merkblatt können Sie entnehmen, wie die Regelung der Versteuerung beim Arbeitnehmer bis Veranlagungszeitraum 2018 und wie die Versteuerung bei Lohnumwandlung und Lohnverzicht in 2019 war, weil dafür noch andere Regelungen gegolten haben. Zusätzlich stellen wir die Besonderheiten bei der Umsatzsteuer, die Behandlung der Aufladung des E-Bikes beim Arbeitgeber und die Möglichkeiten des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer dar. Download Merkblatt

Übereignung des Dienstrades an den Arbeitnehmer und als Unternehmer ein E-Bike absetzen

Ob und wie ich als Unternehmer/Freiberufler eine Fahrrad, Elektrofahrrad, Pedelec, Mountainbike, E-Mountainbike oder E-Bike steuerlich absetzen kann, um Steuern zu sparen, finden Sie hier und hier die Übereignung eines Dienstfahrrads (Fahrrad, E-Bike, Mountainbike) an den Arbeitnehmer und als Arbeitgeber Kosten sparen.

Überlassung, Übereignung und Erstattung von Ladestrom und Ladevorrichtungen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Folgendes ist möglich:

  • Steuerfreie elektrische Aufladung des privaten Elektrofahrzeuges, Hybridelektrofahrzeuges oder E-Bikes des Arbeitnehmers an einer festen Einrichtung des Arbeitgebers
  • Steuerfreie Überlassung (nicht Übereignung) und Nutzung der betrieblichen Ladevorrichtung des Arbeitgebers für private Zwecke des Arbeitnehmers
  • 25 % pauschale Lohnsteuer für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung einer elektrischen Ladevorrichtung  durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer
  • 25 % pauschale Lohnsteuer für Zuschüsse vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer zum privaten Erwerb einer elektrischen Ladevorrichtung
  • 25 % pauschale Lohnsteuer für Kostenübernahmen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für den Erwerb einer elektrischen Ladevorrichtung
  • 25 % pauschale Lohnsteuer für Kostenübernahmen des Arbeitgebers für die private Nutzung einer elektrischen Ladevorrichtung durch den Arbeitnehmer

Vorteile:

  • Sozialversicherungsfrei, d.h. Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfallen.
  • steuerfrei oder lohnsteuerpauschaliert
  • Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge.

Voraussetzung:

  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
  • kein Gehaltsverzicht, keine Gehaltsumwandlung

Vertiefende weitere Informationen dazu finden Sie hier.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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