Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte: Wie viel Fahrtkosten, Fahrtkostenzuschüsse, Fahrtkostenersatz darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstatten?

Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte: Wie viel Fahrtkosten, Fahrtkostenzuschüsse, Fahrtkostenersatz darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstatten?

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Aufgrund der hohen Benzinpreise wollen viele Arbeitgeber ihre Arbeitnehmerfür die Fahrten zur Arbeit unterstützen. Der Arbeitgeber kann neben der Möglichkeit von Homeoffice, wo die Fahrtkosten für den Arbeitnehmer entfallen, wie folgt unterstützen und Kosten für die Fahrten Wohnung – 1. Betriebsstätte erstatten:

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Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (Jobticket § 3 Nr. 15 EStG)

Es gibt 2 Möglichkeiten der Erstattung bzw. des Zuschusses durch den Arbeitgeber:

  • Die steuerfreie Zahlung / Übernahme der Fahrten mit Berücksichtigung (Anrechnung) bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers.
  • Die Übernahme mit Lohnsteuerpauschalierung durch den Arbeitgeber ohne Anrechnung bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers.

Steuerfreier Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel vom Arbeitgeber mit Anrechnung der übernommenen Fahrtkosten bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers (Jobticket)

Der Arbeitgeber kann steuerfreie und sozialversicherungsfreie Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr und Personennahverkehr für Fahrten Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zahlen, die zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden (kein Lohnverzicht, keine Lohnumwandlung).

Alternativ kann der Arbeitgeber die Kosten übernehmen und der Arbeitnehmer den Vorteil unentgeltlich oder verbilligt nutzen, soweit der Vorteil, zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt wird.

Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung).

Die vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzbaren Kosten für Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte, werden um den Zuschuss oder den Vorteil vom Arbeitgeber gekürzt.

Übernahme der Fahrten mit Lohnsteuerpauschalierung durch den Arbeitgeber ohne Anrechnung bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers

Als 2. Alternative kann der Arbeitgeber das Jobticket pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern. In dem Fall unterbleibt eine Anrechnung bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers und er kann diese in der Steuererklärung zusätzlich geltend machen. Der Sozialversicherungsanteil entfällt für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge. Bei dieser Variante ist nicht erforderlich das die Gewährung zusätzlich zum Arbeitslohn stattfinden muss.

Fahrtkostenzuschuss (Fahrtgeld, Fahrtkostenersatz) vom Arbeitgeber für Fahrten mit anderen Fahrzeugen (z.B. PKW)

Lohnsteuerpauschalierung für den Fahrtkostenzuschuss Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte (Pendlerpauschale)

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer Zuschüsse zu den Fahrten Wohnung und erster Betriebsstätte zahlen, die zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden.

Die Entfernungspauschale wird für jeden Entfernungskilometer für jeden gefahrenen Arbeitstag gewährt und kann vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Brutto wie Netto ohne Abzüge erstattet werden (Nettolohnoptimierung).

Wie werden Fahrtkostenzuschüsse behandelt, die über die Entfernungspauschale hinaus gezahlt werden? Kann die Lohnsteuer vom Arbeitgeber dann auch pauschaliert werden?

Zahlungen, die die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) übersteigen, sind mit dem übersteigenden Teil lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Für den die Pendlerpauschale übersteigenden Teil ist keine Lohnsteuerpauschalierung möglich.

Wie hoch ist die Fahrtkostenpauschale für die Entfernungspauschale, wie viel Fahrgeld darf vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstattet werden?

Folgende Kosten können fahrzeugunabhängig ab 2021 vom Arbeitgeber maximal für Fahrten erstattet werden (Entfernungspauschale, Pendlerpauschale):

  • vom 1. bis 20. Entfernungskilometer je km 0,30 €
  • ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,35 €

Für Pendler wurde die Pendlerpauschale ab dem 21. Entfernungskilometer von 0,35 € auf 0,38 € je Entfernungskilometer rückwirkend ab 1.1.2022 – 2026 angehoben. Dadurch kann auch die Erstattung der Kosten für Fahrten Wohnung zur Arbeitsstätte durch den Arbeitgeber höher erfolgen. Für den 1.-20. Entfernungskilometer werden unverändert 0,30 € pro Entfernungskilometer  in 2022-2026 gewährt.

Die jährliche Entfernungspauschale wird bis maximal 4.500 € gewährt.

Ausnahme: Die Fahrten werden mit einem PKW zurückgelegt, dann kann der höhere Betrag erstattet werden.

Statt dem Zuschuss zu den Fahrten Wohnung und erster Betriebsstätte kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch verbilligt oder unentgeltlich befördern.

Wie hoch sind bei der Erstattung der Fahrten Wohnung – 1. Betriebsstätte (Fahrtkostenzuschüsse) die Nebenkosten des Arbeitgebers?

Der Arbeitgeber trägt die pauschale Lohnsteuer von 15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt.

Welche Auswirkung hat der Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber für die Fahrten Wohnung- Arbeitsstätte beim Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung).

Die vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzbaren Kosten Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte (Pendlerpauschale) werden um den gewährten Fahrtkostenzuschuss des Arbeitgebers oder den Vorteil gekürzt. Da jedoch beim Arbeitnehmer der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt, verbleibt trotzdem mehr Netto beim Arbeitnehmer, als wenn der Arbeitnehmer sich den Steuervorteil über die Steuererklärung zurückgeholt hätte.

Kann der Fahrtkostenzuschuss bei Homeoffice oder freien Tagen gezahlt werden?

Der Arbeitnehmer kann mehr Tage im Homeoffice arbeiten und hat damit weniger Fahrtkosten. Der Arbeitgeber darf maximal die Fahrtkosten erstatten, die der Arbeitnehmer in der Steuererklärung geltend machen kann. Bei regelmäßigen Tagen im Homeoffice oder wenn der Arbeitnehmer regelmäßige bestimmte Wochentage nicht arbeitet, kann dafür daher kein Fahrtkostenzuschuss gezahlt werden.

Wie viele Arbeitstage kann der Fahrtkostenzuschuss gezahlt werden? Erkennt das Finanzamt pauschale Tage an?

Das Finanzamt erkennt ohne weiteren Nachweis für den Zuschuss des Arbeitgebers pro Monat 15 Arbeitstage pauschal für die Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte ohne Nachweis an. Können mehr Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte nachgewiesen werden, kann für die nachgewiesenen Tage der Fahrtkostenzuschuss ebenfalls dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erstattet werden und vom Arbeitgeber pauschaliert werden.

Wenn der Arbeitnehmer regelmäßige bestimmte Wochentage nicht arbeitet, also weniger als 5 Tage in der Woche regelmäßig arbeitet, ist die Anzahl der Arbeitstage anteilig zu kürzen. Bei einer 4-Tage-Arbeitswoche kann daher pauschal ohne Nachweis nur 4/5 von 15 Tagen, also 12 Tage und bei einer 3-Tage-Arbeitswoche nur 9 Tage (3/5 von 15 Tagen) der Fahrtkostenzuschuss für die Fahrten Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstattet werden.

Kann der Arbeitnehmer trotz Fahrtkostenersatz des Arbeitgebers einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung für die Pendlerpauschale stellen?

Arbeitnehmer können die Werbungskosten durch einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung als Freibetrag bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren beim Finanzamt berücksichtigen lassen unabhängig von der Erstattung des Arbeitgebers. Die Erstattung des Arbeitgebers wird jedoch im Rahmen der Steuererklärung kostenmindernd trotzdem dann berücksichtigt.

Können die Fahrtkostenzuschüsse Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte oder das Jobticket einem Minijobber oder geringfügig Beschäftigtem gezahlt werden?

Die vorher genannten Erstattungsmöglichkeiten (Fahrtkostenzuschüsse, unentgeltliche oder verbilligte Übernahme, Beförderung, Job Ticket) gelten auch für Aushilfen, Minijobber und geringfügig Beschäftigte. Diese können die Vorteile neben den monatlich maximal zahlbaren Lohn (die Minijob Grenze bis 9/2022 450,00 € im Monat, bis 12/2023 520 € monatlich, ab 2024 538 € monatlich) erhalten, da die Vorteile steuerfrei sind oder der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer trägt.

Kann der Fahrtkostenzuschuss  oder das Jobticket auch einem Auszubildendem gezahlt werden?

Auch Auszubildende können den Zuschuss erhalten. Die Zahlungen sind sogar sinnvoll, da viel Auszubildende gar keine Steuern zahlen und daher auch keine Steuererklärung abgeben. Daher ist eine Erstattung sinnvoll.

Welche Fahrtkosten können bei den Fahrten doppelte Haushaltsführung erstattet werden?

Der Arbeitgeber kann die Fahrten steuerfrei und sozialversicherungsfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Erstattungsfähig sind die Kosten wie bei Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte.

  • Folgende Kosten können fahrzeugunabhängig vom Arbeitgeber maximal steuerfrei für die einmalige wöchentliche Heimfahrt erstattet werden: vom 1. bis 20. Entfernungskilometer je km 0,30 €, ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,38 €.
  • Die jährliche Entfernungspauschale wird bis max. 4.500 € gewährt. 💡 Ausnahme: Die Fahrten werden mit einem PKW zurückgelegt, dann kann der höhere Betrag erstattet werden.

Der Arbeitgeber kann die erste Hinfahrt zum Beschäftigungsort steuerfrei zu Beginn der doppelten Haushaltsführung in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder mit 0,30 €  je Entfernungskilometer steuerfrei vergüten.

Steuerfreier Tankgutschein vom Arbeitgeber für den Arbeitnehmer bis monatlich 50 €

Der Arbeitgeber kann einen Tankgutschein bis maximal 50 € zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gewähren, soweit der monatliche Sachbezug oder der Gutschein dafür noch nicht ausgeschöpft sind.

Näheres zu dem Thema können Sie hier nachlesen.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax aus Göttingen

Vesting & Partner – Steuerberater für Ärzte und Apotheker in Göttingen

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