Kleinunternehmer und Umsatzsteuer: Vorteile und Nachteile

Kleinunternehmer und Umsatzsteuer: Vorteile und Nachteile

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Gerade zu Beginn der Selbständigkeit überlegen viele kleinere Unternehmen, ob diese für den Bereich der Umsatzsteuer Kleinunternehmer sein wollen und ob es für sie sinnvoll sein könnte. Diese Regelung hat Vorteile und Nachteile. Weiterhin beantworten wir häufige Fragen zum Kleinunternehmer und gehen auch auf Irrtümer bei Kleinunternehmer ein, die man häufiger hört.

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Inhalt

Was ist die Kleinunternehmerregelung überhaupt?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Besteuerungsform bei der Umsatzsteuer, bei der die Umsatzsteuer auf die Umsätze nicht erhoben wird (bis 2024), bzw. bei der die Umsätze von der Umsatzsteuer befreit sind (ab 2025).

Ist der Kleinunternehmer überhaupt ein Unternehmer?

Ja, auch der Kleinunternehmer ist umsatzsteuerlich ein Unternehmer.

Gilt die Kleinunternehmerregelung nur für die Umsatzsteuer oder für welche Steuerarten ist diese noch relevant?

Der Begriff Kleinunternehmer ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht. Die Regelung des Kleinunternehmers gilt nur für die Umsatzsteuer und hat keine Bedeutung für die Einkommensteuer und Gewerbesteuer.

Wie viel Gewinn darf man als Kleinunternehmen machen?

Da die Regelung nur für die Umsatzsteuer gilt und nicht für die Einkommensteuer und Gewerbesteuer ist der Gewinn irrelevant und spielt keine Rolle. D.h. auch wenn ich Kleinunternehmer bin, wäre es möglich, dass ich Einkommensteuer zahlen muss. Für die Prüfung der Voraussetzungen des Kleinunternehmers zählen die Umsätze (siehe nachfolgende Frage) und nicht der Gewinn.

Welche Voraussetzungen gelten für den Kleinunternehmer? Wann zählt man als Kleinunternehmen?

Achtung: Bei der Umsatzsteuer wird nicht auf den Gewinn, sondern die Umsätze abgestellt.

Neuregelung der Kleinunternehmerregelung ab 2025

Durch die neue Regelung werden die Umsätze von der Umsatzsteuer befreit.

Voraussetzung (ab 2025)

Der inländische Gesamtumsatz (nicht Gewinn) überschreitet:

  1. im vorangegangenen Kalenderjahr (2024) nicht 25.000 € und
  2. im laufenden Kalenderjahr (2025) nicht mehr als 100.000 €.
Bei Überschreitung des Gesamtumsatzes (ab 2025)

Werden die 100.000 € im laufenden Kalenderjahr (2025) überschritten, entfällt im Folgejahr (2026) die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. Der 100.000 € überschreitende Umsatz in 2025 unterliegt unterjährig dann bereits der Regelbesteuerung, d.h. es wird Umsatzsteuer darauf fällig ab der Überschreitung der 100.000 €. Der Umsatz bis 100.000 € bleibt steuerfrei.

Beispiel zur Überschreitung Regelung ab 2025

In 2025 werden 105.000 € Umsatz erzielt. Die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung waren zu Beginn des Jahres erfüllt.

Aufgrund der Kleinunternehmerregelung bleiben die ersten Umsätze bis 100.000 € steuerfrei. Der darüberhinausgehende Betrag von 5.000 € ist schon im Laufe des Jahres umsatzsteuerpflichtig. Auch 2026 sind die Umsätze umsatzsteuerpflichtig zu behandeln.

Regelung bis 31.12.2024: Voraussetzung und was passiert bei Überschreitung des Umsatzes

Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze nicht erhoben, wenn der Umsatz (nicht Gewinn) im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 22.000 € (bis 2019 17.500 €) war und der am Anfang des Jahres prognostizierte Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen wird. Fällt der Umsatz dann höher aus, ist das für das Jahr ohne Bedeutung.

Wann bin ich kein Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmen mehr?

Regelung ab 2025

Der Kleinunternehmer bzw. das Kleinunternehmen ist nicht mehr möglich, wenn:

  • im Vorjahr die Umsätze höher als 25.000 € waren oder
  • die Umsatzprognose am Anfang des Jahres für das laufende Jahr höher als 100.000 € ist oder
  • ab dem 1. € ab dem im laufenden Jahr die 100.000 € Umsatz überschritten wird
  • die Kleinunternehmerregelung bewusst abgewählt wird

Regelung bis 31.12.2024

Der Kleinunternehmer bzw. das Kleinunternehmen ist nicht mehr möglich, wenn:

  • im Vorjahr die Umsätze höher als 22.000 € waren oder
  • die Umsatzprognose am Anfang des Jahres für das laufende Jahr höher als 50.000 € ist oder
  • die Kleinunternehmerregelung bewusst abgewählt wird

Was ist beim Kleinunternehmer im Jahr der Gründung bzw. im 1. Jahr der Selbständigkeit als Besonderheit zu beachten?

Regelung bis 31.12.2024

Bei Gründung/Übernahme bzw. im 1. Jahr der Selbständigkeit wird der Umsatz, auf ein volles Jahr hochgerechnet und es zählt als Grenze für die Beurteilung im ersten Jahr der Wert von 22.000 €.

Regelung ab 2025

Nimmt der Unternehmer seine Tätigkeit neu auf, darf der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 25.000 € nicht überschreiten.

Was sind die Nachteile der Kleinunternehmerregelung?

  • Ein Kleinunternehmer kann keine Vorsteuer ziehen.
  • Auftraggeber erkennen, dass es sich um eine kleine Firma handelt (evtl. schlechteres Ansehen).
  • Bei hohen Umsatzsteuererstattungen, z.B. wegen Investitionen, kann es sich lohnen, die Regelung nicht in Anspruch zunehmen und stattdessen den Vorsteuerüberhang zu nutzen. Der Vorsteuerüberhang ist der Saldo Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer. Die Vorsteuer ist dann höher als die abzuführende Umsatzsteuer aus den Umsätzen.
  • Bei Auftraggebern, die Vorsteuern ziehen können, stellt der Ausweis der Umsatzsteuer keine zusätzlichen Kosten dar. Der Ausweis der Umsatzsteuer in den Rechnungen führt bei diesen zu keinen Kostenerhöhungen. Der Unternehmer könnte aber aus seinen eigenen Eingangsrechnungen Vorsteuer ziehen und hätte dadurch für sich einen Vorteil.

Welche Vorteile gibt es beim Kleinunternehmer?

  • Es entsteht weniger Bürokratie, da die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen entfällt. Es kann sein, das das Finanzamt aber auf die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärungen besteht, um die Umsatzgrößen für die Kleinunternehmerregelung überwachen zu können (bis 2023). Ab 2024 sind die Kleinunternehmer von der Abgabepflicht der Umsatzsteuerjahreserklärung befreit.
  • Da keine Umsatzsteuer in den Rechnungen beim Kleinunternehmer ausgewiesen werden darf, sind die End-Preise der Leistungen günstiger. Dadurch kann sich ein Wettbewerbsvorteil ergeben.

Gibt es ein Wahlrecht (Option) beim Kleinunternehmer?

Der Unternehmer hat ein Wahlrecht (Option) die Kleinunternehmerregelung zu wählen oder nicht.

Was ist mit der Umsatzsteuer, Vorsteuer beim Kleinunternehmer und wie müssen die Rechnungen aussehen?

Ein Kleinunternehmer kann keine Vorsteuer ziehen und darf keine Umsatzsteuer in seinen Rechnungen ausweisen.

Gilt die Kleinunternehmerregelung nur für deutsche Umsätze oder auch für Auslandsumsätze?

Regelung ab 2025

Für Umsätze im übrigen Gemeinschaftsgebiet kann die Kleinunternehmerregelung angewendet werden, wenn:

1. der  ermittelte Jahresumsatz im Gemeinschaftsgebiet im vorangegangenen Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreitet, und

2. dem Unternehmer für die Steuerbefreiung des Kleinunternehmers ,die insoweit gültige Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt wurde. 

Umsätze, die nicht in Deutschland und nicht im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufgrund der vorstehenden Regelung befreit und ausgeführt werden fallen nicht unter die Kleinunternehmerregelung. Die Kleinunternehmerregelung gilt nicht für diese im Ausland ausgeführte Umsätze. D.h. der Kleinunternehmer, muss sich im Ausland um die Versteuerung seiner Umsätze kümmern.

Regelung bis 31.12.2024

Der Begriff des Kleinunternehmers ist nur für deutsche Umsätze relevant. Diese Regelung gilt nicht für im Ausland ausgeführte Umsätze. D.h. der Kleinunternehmer, der Umsätze im Ausland ausführt (Ort der Lieferung oder Leistung im Ausland), muss sich im Ausland um die Versteuerung seiner Umsätze kümmern.

Welche Folgen gibt es, wenn ich die Option, das Wahlrecht ausübe, kein Kleinunternehmer zu sein?

Regelung ab 2025

Bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres (bei 2024  bis 28.2.2026) kann der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklären, dass er auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet. Der Verzicht wird von Beginn des Besteuerungszeitraums an, für den er gelten soll, wirksam. Der Verzicht bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre. Der Unternehmer kann den Verzicht mit Wirkung von Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres an widerrufen.

Regelung bis 31.12.2024

Wählt der Unternehmer die Kleinunternehmerreglung bewusst ab (Option), ist er mindestens 5 Jahre an die „normale“ Versteuerung, die Regelbesteuerung gebunden. D.h. er muss auf die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze Umsatzsteuer für 5 Jahre abführen, auch wenn die gesamten Umsätze, die für die Kleinunternehmerregelung relevant wären, die Umsatzgrößen von 22.000 € oder 50.000 € unterschreitet.

Bis 2023 galt: Das Wahlrecht (Option) weg vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung des Kalenderjahres, für das er gelten soll, zu erklären.

Ab 2024 gilt diesbezüglich eine starre zeitliche Grenze. Das Wahlrecht weg vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung (Option) kann dem Finanzamt bis zum Ablauf des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres erklärt werden.  D.h. soll 2024 weg vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung optiert werden, muss die Option dem Finanzamt bis zum 31.12.2026 mitgeteilt werden.

Muss der Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?

Bis inkl. 2023 galt: Der Kleinunternehmer gab eine sogenannte Nullmeldung ab. Häufig haben die Finanzämter auf die zwingende Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung verzichtet, so das für viele Kleinunternehmer, keine tatsächliche Abgabepflicht bestand.

In 2024 erfolgte eine Gesetzesänderung. Ab 2024 ist die Umsatzsteuerjahreserklärung mit der Nullmeldung nicht mehr notwendig. Die reguläre Abgabe der jährlichen Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt daher ab 2024. Wenn das Finanzamt die Umsatzsteuererklärung haben will, weil die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überprüft werden sollen, muss der Kleinunternehmer die Umsatzsteuererklärung dennoch einmalig abgeben.

Wo ist der Kleinunternehmer gesetzlich geregelt?

Der Kleinunternehmer ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

E-Rechnung

Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet eine E-Rechnung auszustellen.

Weitere Informationen

Mehr Infos zum Kleinunternehmer (Regelung bis 31.12.2024 ) finden Sie im Merkblatt auf unserer Internetseite (Downloadbereich).

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax aus Göttingen

Vesting & Partner – Steuerberater für Ärzte und Apotheker in Göttingen

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